Shape 57 - Medal (Flat) Shape Shape

Узгоджуємо документи за 10 хвилин і рятуємо 19 дерев щомісяця: як KredoBank перейшов на електронний документообіг

7a348eeccaf61da9e87c62347593f310.jpg

Ми кілька років планували оцифрувати більшість процесів у банку, але пандемія і перший карантин значно пришвидшили цей процес.

Ми, як і наші клієнти, регулярно погоджуємо документи з контрагентами. З деякими з них — більш як сто на місяць. Тобто треба було друкувати сотні сторінок, пересилати їх кур'єрами або поштою, чекати повернення. Інколи це могло займати й тиждень.

Тому ми вирішили почати цифровізацію із цього напряму роботи та перейти на електронний документообіг. Про це я і хочу розповісти.

Як ми вибирали систему

У середині 2020 року ми вибрали систему Deals Onsite і запустили впровадження. Вибирали її за основними критеріями:

  • Безпека перш за все: у банку дуже багато конфіденційної інформації і ми не можемо допустити її витік. Тому в нас були чіткі параметри безпеки, яким повинен відповідати продукт.
  • Можливість розміщення системи на серверах банку. Ми хотіли розмістити продукт на своїх серверах і адаптувати під потреби компанії.
  • Наявність відкритих АРІ для інтеграції нової системи з уже наявними системами банку.
  • Можливість підписувати документи з допомогою кваліфікованого електронногу підпису, що виданий усіма надавачами довірчих послуг.
  • Гнучкість системи та можливість її кастомізувати.

Deals підходив за всіма критеріями, тому ми вибрали цю систему і почали її налаштовувати під свої потреби.

Як ми впроваджували систему

Технічно впровадити систему було досить складно, бо необхідно було пройти всі рівні безпеки банку. Найбільші труднощі виникли з адаптацією системи для запуску в інформаційній інфраструктурі банку, можливістю підписання документів з допомогою хмарних підписів і налаштуванням необхідних рівнів доступу до системи.

Читайте також: банки все чатіше конкурують не просто продуктами, а ІТ-технологіями

Зрештою, за кілька місяців спільної роботи ми провели необхідні тести на проникнення та інші перевірки, налаштували систему і почали її використовувати.

Як ми навчали співробітників

Часто команда доволі консервативно ставиться до нових технологій. Однак у нашому випадку допоміг карантин: співробітники розуміли, що лише так банк зможе безперебійно працювати в умовах обмежень.

Ми хотіли зробити перехід доволі швидким і менш стресовим для команди, тому:

  • провели онлайн-навчання для користувачів та адміністраторів системи;
  • записали відеоінструкції, розробили технологічні карти для користувачів (банківських працівників і клієнтів);
  • забезпечили постійну підтримку з боку Deals і команди банку.

Яких результатів ми досягли

Ось основні результати в цифрах:

  • Час отримання, погодження та підписання документів зменшився з п’яти робочих днів до десяти хвилин. Більше не треба доставляти паперові примірники документів, контрагенти миттєво отримують їх на підпис і погоджують за лічені хвилини.
  • Фінансові витрати на папір і друк знизилися майже на 90% по напряму ІТ та на 50% по мережі банку.
  • Також ми порахували, що за вісім місяців зекономили 21,7 млн аркушів паперу, а це 150 дерев.

Читайте також: криптовалюта з часом замінить традиційні гроші

Крім того, ми помітили переваги, які важко порахувати, але які дійсно цінні для компанії:

  • ризик втратити документи знизився майже до нуля;
  • можна ефективно керувати рухом документів і переглядати їх поточний статус;
  • документи можна знайти за секунди.

Що ми плануємо робити далі

Ми задоволені результатами переходу на електронний документообіг у процесі взаємодії з контрагентами, тому не будемо на цьому зупинятися. У майбутньому ми збираємося:

  • долучити до роботи в системі інші підрозділи банку;
  • використовувати систему під час погодження та підписання договірних відносин із клієнтами;
  • інтегрувати Deals із іншими системами банку, зокрема системою ведення договорів, електронним архівом тощо.

Плануємо побудувати комплексне рішення, що дозволить підписувати документи з допомогою електронного підпису на будь-якому пристрої (ноутбук, планшет, мобільний телефон), обмінюватись даними документами з клієнтами банку і зберігати підписані документи в електронному архіві.

Читайте оригінал інтерв'ю на MC.today

Цілодобовий контакт-центр (безкоштовно по Україні)